社内コミュニケーションの良し悪しは、会社の業績を大きく左右する要因になります。しかしながら現実的には、社内コミュニケーションに課題や問題を抱えてしまっているというケースも少なくありません。ここでは、社内コミュニケーションにはどんな重要性やメリット、活性化のためのアイデアなどを取りまとめでご紹介していきたいと思います。ぜひ、参考にしてみてください。
ますは今一度、社内コミュニケーションとはそもそも何なのかについて、おさらいしていきましょう。社内コミュニケーションとは、業務の上で必要なやり取りはもとより、部門間や組織を横断した情報伝達、さらには業務には直接は関係ない日々の挨拶や雑談、上司と部下との信頼関係といったことまでを含めて社内コミュニケーションであるという定義がなされています。職場内での良好な人間関係を構築し、業務を円滑に進めるためには不可欠な要素と考えられています。
そもそも仕事というものは個人の力で完結できるものではありません。同じ部署の同僚や上司からの助言やサポート、多部署とのスムーズかつ正確な情報伝達などがあってこそ仕事を円滑に進めることができ、ひいては結果を残すことができるのです。
逆にそうしたやり取りが上手くいかなければ、仕事は上手くいかず、遅延ややり直しなどが山積し、ひいては会社の業績にも悪影響を与えかねません。それこそ社内コミュニケーションの悪化が原因で会社が倒産に追い込まれるという可能性がないとは、誰にも言い切ることはできないのです。
では、社内コミュニケーションが活性化することで、どのようなメリットがもたらされるのでしょうか。大別すると、以下の3つの利点が挙げられます。
社内コミュニケーションが活発ということは、すべての社員が自由闊達に、自分の意見やアイデアを述べることができる環境が整っているということでもあります。それこそ上司の言うことが絶対で、部下が口を挟むことができないという職場からは、社員のやる気やモチベーションといったものは生まれにくく、イエスマンや指示待ち人間が増えてしまうことでしょう。
また社内コミュニケーションが活発であれば、社員ひとり一人の性格や得意・不得意なども把握しやすくなり、適材適所の人員配置をより行いやすくなるというメリットも見逃せません。
社内コミュニケーションの活性化によって社員のやる気やモチベーションが高い状態となれば、情報共有や業務分担、作業の効率化などもスムーズに行えるようになり、ひいては部署、あるいは会社全体の生産性向上にも大きく寄与します。
また社員同士のコミュニケーションが活発であれば、休憩時の何気ない雑談から新しいアイデアが生まれたり、業務をより効率的に進めるきっかけが生まれたりといったことも期待できます。
厚生労働省が平成30年に実施した調査によると、若者が初めて勤務した会社を辞めてしまう理由としている第1位は労働時間や給与・休日といった労働条件面を理由としたものだそうですが、次いで第2位に挙げられているのが「人間関係がよくなかった」という理由。仕事の上で上司や先輩、同僚とのコミュニケーションが上手くいかす、孤独感を募らせてしまった上での退職という流れになってしまったのではないかと思われます。
逆に社内コミュニケーションがしっかりと取れている職場であれば、労働条件が多少不満であったとしても、「周りにはいい人達が揃っている」として、離職を思い留まらせる効果を発揮してくれるはずです。
人間というものはコミュニケーションが取りやすい環境であれば、スムーズに交流が生まれ、逆に畏まった重苦しい雰囲気のなかでは、表面的な挨拶だけで終わってしまうということになってしまいがちです。
例えばデスクとテスクの間がパーテーションで仕切られているという職場は、デザイナーやライターなど集中力を求められる職種には有効な反面、社員同士の交流には文字通り壁をつくってしまいます。そうした心理的、環境的な壁を取り払い、社員同士がより交流しやすい環境をオフィス内に設置するというのが、有効な手段のひとつと言えます。
また業務面においても、単独の部署だけで完結してしまう仕事だけでなく、複数の部署が横断的に携わるプロジェクトを立ち上げることで、普段は顔を合わせることの少ない社員同士の交流が生まれ、相手が所属する部署についての相互理解も深まるといった効果も見込めます。
社員が自分専用の固定デスクでなければ仕事ができないという職種や業種の場合は難しいですが、ノートパソコンやタブレット端末などを活用している職場であれば、ワークスペースをフリーアドレス化してしまうという方法が、実践しやすい方策と言えるでしょう。
フリーアドレスとは社員一人ひとりに固定デスクを設置するのではなく、大きなテーブル席などを複数設け、毎日好きな席で仕事を行えるようにするというもの。それこそ他の部署に所属する、ふだんあまり顔を合わせることのない社員同士が肩を並べることになり、新たなコミュニケーションのきっかけも生まれやすくなります。
固定席を廃止するのが難しいという職種や業種の場合には、オフィスの一角に、誰でも自由に利用できるミーティングスペースを設けることで、社員間のコミュニケーションを活性化させる効果が期待できます。なかには敢えて椅子を設置せず、立ち食いソバ店や立ち飲み店のようなデーブルのみとすることで、話の要点を的確にまとめるという習慣化がなされた事例もあるとのこと。
スペースや予算が確保できるのであれば、社内カフェスペースや社員食堂の設置ももちろん効果的です。
ある大手メーカーでは、社内にカフェスペースを設けた上で、定期的に部長クラスの管理職が持ち回りで「部長のおごりコーヒー」という社内イベントを実施しているとのこと。毎回、おごり係を担当する部長が自分の一推しするコーヒー豆を挽いて社員にふるまうという方式で、おごられる社員は必ず2名以上で参加するというのがルール。そうした方式によって、一般社員と管理職との交流を活性化させているとしています。
以上の通り、社内コミュニケーションを活性化させるためには、何かしらのきっかけが必要であり、きっかけを作るためには、行動を起こさなければならないというのが自明の理となっています。それこそ何もせずに待っていれば社内コミュニケーションが活発するといことは、まずありえません。上記でご紹介した例などを参考に、ご自身の会社で有効な社内コミュニケーション活性化の方策を検討してみてください。
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